Dubbele contacten verwijderen met Xapti CRM

Een actuele en schone database is cruciaal voor effectieve communicatie met relaties, zoals donateurs, vrijwilligers, nieuwsbriefontvangers of leden. Of je nu werkt voor een goed doel, museum, patiëntenvereniging of een vriendenstichting: dubbele contacten in je CRM leiden tot fouten. Denk aan dubbele brieven, herhaalde uitnodigingen of gemiste toezeggingen. Daarom is het essentieel om in je relatiebestand en dus ook in je CRM dubbelen tijdig op te sporen en daarmee problemen te voorkomen. 

Zo voorkom je dubbele contacten in je CRM

Nieuwe contacten komen via verschillende wegen je CRM binnen. Denk aan handmatige invoer, webformulieren, API-koppelingen of data-imports. Voor elk kanaal biedt Xapti een passende oplossing:

1. Handmatige invoer

Voer je een nieuwe relatie handmatig in? Dan controleert Xapti automatisch op mogelijke dubbele contacten in je CRM.  Xapti checkt bijvoorbeeld op achternaam, bedrijfsnaam, telefoonnummer, e-mailadres, adres en meer. Staat iemand er misschien dubbel is? Dan geeft Xapti een melding en kun je kiezen of je verder gaat met het aanmaken van een nieuwe relatie. Zo voorkom je vanaf het begin onnodige duplicaten.

2. Webformulieren van Xapti

Gebruik je een Xapti-webformulier op je website? Dan worden gegevens automatisch verwerkt. Je kunt instellen dat Xapti ook direct controleert op dubbele contacten. Ook hier checkt Xapti is vrijwel alle velden die contacten invullen. Zo komen gegevens uit het contactformulier, inschrijfformulier of donatieformulier gelijk netjes en ontdubbeld in Xapti terecht. Dit voorkomt fouten en bespaart tijd.

3. API of XML-berichten

Heb je een API-koppeling met je website of kassasysteem? Xapti nieuwe gegevens automatisch met bestaande relaties. Zo wordt geautomatiseerd ontdubbelen kinderspel.

4. Import van data

Bij het importeren van een bestand met meerdere relaties controleert Xapti op basis van ingevoerde velden of er al vergelijkbare contacten bestaan. Dit voorkomt vervuiling van je CRM, zeker bij grootschalige invoer zoals ledenadministratie.

5. Bestaande relaties ontdubbelen

Mocht je vermoeden dat er toch dubbele relaties in je Xapti omgeving zijn gekomen, dan kun je hier ook naderhand op controleren. We hebben een selectie klaarstaan waarmee je eenvoudig een lijst van alle mogelijke dubbele relaties maakt. Daarnaast is er bij elke relatie een knop om te controleren op dubbelen.

Slimmer werken dankzij Xapti CRM

Hoe schoon is jullie data op dit moment? In een demo laten we je graag de ontdubbelfunctie zien (en meer!). Plan hier een demo in met onze collega’s Hans en Siska.