Stap 1: Beschrijf je donor journey

CRM is geen doel op zich, maar ondersteunt je donateurswerving en relatiebeheer. Daarom begin je met jullie “donor journey” op te schrijven. In het template vul je kort in hoe jullie relaties interesseren, verwelkomen en warm behouden.

Stap 2: Bepaal wat je wel en niet met CRM wilt doen

Niet elke CRM kan hetzelfde. De één is sterk in e-mails en campagnes, de ander juist in betalingen en administratie. Daarom kies je welke functies jij nodig hebt, en welke niet. Een handige vuistregel is: alles wat met relaties en donaties te maken heeft, wil je in CRM. In  het template vind je uitgebreide uitleg over hoe je bepaalt welke functies jullie nodig hebben.

Stap 3: Maak je “must-have” lijst

Uit al die functies kies je nu de 10 meest belangrijke. Zonder alle 10 valt een aanbieder altijd af.

Denk aan dit soort must-haves:

1. Speciaal gericht op non-profits
2. Automatisering: bedankje na donatie
3. Zelf segmenten kunnen maken zoals “12 maanden niet gegeven maar wel nieuwsbrief geopend”
4. Periodieke donaties (incasso) kunnen verwerken zonder extra benodigde software
5. Zelf alles kunnen regelen zonder dat er consultants nodig zijn

Tip: laat je niet afleiden door “mooie extra’s”. Eerst de basis goed.

Stap 4: Kostenoverzicht

Het is belangrijk om een goed beeld te krijgen van de totale kosten. Kijk daarom niet alleen naar de prijs per maand, maar reken de kosten uit over 3 of 5 jaar. Dan zie je pas echt wat een CRM je gaat kosten. De kosten bestaan meestal uit twee delen: eenmalige opstartkosten en doorlopende kosten. In het template kun je een handig overzicht invullen, met daarbij slimme tips voor hoe je verborgen kosten herkent.

Stap 5: Plan demo’s (en maak ze vergelijkbaar)

De grootste valkuil bij demo’s: elke aanbieder laat iets anders zien, waardoor je op gevoel kiest. Maak demo’s  vergelijkbaar door voor iedere aanbieder elke aanbieder de checklist in te vullen die je hebt gemaakt. En door te vragen om 3 scenario’s te demonstreren. In het template staan enkele scenario’s die je kunt uitvragen. Aanbieders vinden het fijn als je voor de demo even laat weten welke scenario’s je graag wilt zien.