6 veelgestelde vragen over CRM voor zorgorganisaties

Werk je bij een zorgorganisatie? Dan heb je te maken met hoge eisen aan privacy en dataveiligheid. CRM software moet passen bij jullie verantwoordelijkheden richting relaties. Hieronder beantwoorden we zes vragen die we vaak bespreken met zorgorganisaties. 

1. Wat kun je met Xapti CRM als zorgorganisatie?

Met Xapti beheer je relaties en betalingen. Denk bijvoorbeeld aan: donateurs, sponsoren, leden, contributies, vrijwilligers en toegangsbewijzen voor bijeenkomsten beheren. Per relatie leg je onder meer contactgegevens, donaties, betalingen, toezeggingen, interesses, voorkeuren en communicatie vast.

Onder meer Vrienden van Daniël den Hoed, Vrienden van Spaarne en Vrienden van Philadelphia werken met Xapti.

2. Hoe werkt Xapti samen met de boekhouding?

Je beheert in Xapti individuele donaties, betalingen en incasso’s. Voor de boekhouding maak je vanuit Xapti periodiek, bijvoorbeeld maandelijks, een journaalrapport met de totalen voor de juiste grootboekrekeningen, in lijn met de RJ650 categorisering.

De details blijven in Xapti, terwijl de financiële totalen naar de boekhouding gaan. Je hoeft individuele donateurs daardoor niet als debiteur op te voeren in de boekhouding. Xapti is een volledige subadministratie. Tijdens de implementatie stemmen we dit af op jullie administratie.

3. Waar staan onze gegevens en hoe zijn ze beveiligd?

Xapti slaat jullie gegevens op bij TransIP, in datacenters in Nederland. De gegevens blijven dus binnen de Europese Unie. TransIP beschikt onder andere over certificeringen volgens NEN 7510 en ISO 27001. Bekijk ook de certificeringen van TransIP.

Jullie organisatie blijft eigenaar en verwerkingsverantwoordelijke van de gegevens. Xapti verwerkt deze in jullie opdracht. De afspraken hierover leggen we vast in een Verwerkersovereenkomst. Xapti is geen elektronisch patiëntendossier en is ook niet bedoeld voor het vastleggen van medische dossiers of andere medische gegevens.

4. Kun je bepalen wie welke gegevens ziet?

Ja, je bepaalt welke gegevens en functies voor gebruikers toegankelijk zijn. Zo kun je instellen dat een vrijwilliger wel contactgegevens ziet, maar geen financiële informatie.

Tweefactorauthenticatie wordt standaard ingesteld. Kijkt een Xapti medewerker op jullie verzoek mee voor ondersteuning? Dan gebeurt dit onder geheimhoudingsplicht.

5. Hoe start je met Xapti?

We analyseren eerst jullie bestaande processen en gegevens. Daarna ontvang je een vaste prijs (fixed price) voor het overzetten van de gegevens en het inrichten van Xapti.

De daadwerkelijke start met Xapti is de onboarding: we richten Xapti in, importeren de gegevens, krijgen jullie training en testen jullie de omgeving. Een onboardingstraject duurt meestal twee tot vijf weken.

Ook gegevens uit Excelbestanden of verschillende systemen kunnen we samenbrengen. Inmiddels hebben we meer dan 120 organisaties met uiteenlopende systemen naar Xapti overgezet.

6. Zijn support, onderhoud en upgrades inbegrepen?

Ja, productondersteuning, technisch onderhoud en upgrades zijn inbegrepen in het Xapti abonnement.

Je krijgt toegang tot een uitgebreide online handleiding waarin de meeste vragen worden beantwoord. Heb je daarnaast hulp nodig? Dan krijg je Nederlandstalige support van Xapti collega’s. Ook dit is inbegrepen.

Wil je ondersteuning bij het opzetten van campagnes of projecten, of intensiever gebruikmaken van de mogelijkheden van Xapti? Dan bieden we extra ondersteuning via een strippenkaart. Die ondersteuning is een keuze: Xapti is door jullie eigen organisatie in te richten en te beheren.

7. Kan ik de software even bekijken?

Ja, elke maand organiseren we een open online demo. We laten zien hoe je met Xapti relaties, donaties, betalingen en communicatie beheert. Er is ruimte voor vragen, maar alleen meekijken kan ook. Je schrijf je hier in voor de online demo.